Vår reise til Google Workspace

Vår reise

For et par år siden hadde vår klubb de IT-løsningene som jeg ser i veldig mange klubber. Vi benyttet Klubbadmin, Facebook og Spond. Webhotellet ble ikke brukt, og klubbdriften foregikk i en innboks som fulgte med webhotellet. Uten spamfilter, og med en dropbox-konto på deling.

Vår fornyelse

Etter å ha gått gjennom alternativene fra NIF landet vi på Idrettens Office.  Microsoft Office har programmer og løsninger som mange kjenner godt fra før. God suipport og høy kvalitet.  Til tross for lav pris kommer Idrettens Office også med sharepoint som åpner for veldig mange gode løsninger. 

Idrettens Office: 2.500,- per år for en klubb med bare hovedstyret.

Pakka inkluderer bruker til hvert styremedlem og en felles postboks.

Overgangen

Planen vår var enkel:

• Backup Webhotell, Epost og Dropbox til en privat PC.

• Etablere Idrettens Office og laste in epost

• Etablere en mappestreuktur og flytte dropbox mappe for mappe.
  
  

På kurs for Idrettens Office lærte vi at det var mulig å dele enkelte biblioteker med "offentligheten" slik at det kunne være tilgjengelig for foresatte. Vi ville skrive brev og sende lenka til foresatte i hvert nye kull. Dele påmeldingskjema til dugnad så alle ser hvilke oppgaver som ikke er dekket opp. osv.

Vi planla med mer enn ett dokumentbibliotek, og derfor var det enklere å rydde inn i ny struktur.
Hvis man allerede har god orden vil jeg anbefale å flytte eksisterende struktur først. Deretter kan man flytte deler av filene til andre biblioteker.

Erfaringene

Vår reise

For et par år siden hadde vår klubb de IT-løsningene som jeg ser i veldig mange klubber. Vi benyttet Klubbadmin, Facebook og Spond. Webhotellet ble ikke brukt, og klubbdriften foregikk i en innboks som fulgte med webhotellet. Uten spamfilter, og med en dropbox-konto på deling.

Vår fornyelse

Etter å ha gått gjennom alternativene fra NIF landet vi på Idrettens Office.  Microsoft Office har programmer og løsninger som mange kjenner godt fra før. God suipport og høy kvalitet.  Til tross for lav pris kommer Idrettens Office også med sharepoint som åpner for veldig mange gode løsninger. 

Idrettens Office: 2.500,- per år for en klubb med bare hovedstyret.

Pakka inkluderer bruker til hvert styremedlem og en felles postboks.

Overgangen

Planen vår var enkel:

• Backup Webhotell, Epost og Dropbox til en privat PC.

• Etablere Idrettens Office og laste in epost

• Etablere en mappestreuktur og flytte dropbox mappe for mappe.
  
  

På kurs for Idrettens Office lærte vi at det var mulig å dele enkelte biblioteker med "offentligheten" slik at det kunne være tilgjengelig for foresatte. Vi ville skrive brev og sende lenka til foresatte i hvert nye kull. Dele påmeldingskjema til dugnad så alle ser hvilke oppgaver som ikke er dekket opp. osv.

Vi planla med mer enn ett dokumentbibliotek, og derfor var det enklere å rydde inn i ny struktur.
Hvis man allerede har god orden vil jeg anbefale å flytte eksisterende struktur først. Deretter kan man flytte deler av filene til andre biblioteker.

Idrettens Office - Havarikommisjonens rapport

Første overaskelse var at domenet vårt måtte godkjennes av office (bra for sikkerheten). Veiledningen vi fikk flyttet eposten umiddelbart - noe som ikke var planlagt. Men tross alt var dét veldig håndterbart.

Neste overaskelse inntraff da jeg ville importere eposten vår.
Idrettens office inneholder bare outlook online, og den appen har ikke verktøy for å importere epost--backup. Da er alternativet å koble den til den forrige mail-serveren og importere over IMAP-protokollen, men det fungerte heller ikke. Support fra webhotellet konkluderte med at endringene jeg gjorde for å godkjenne domenet i office hadde tatt bort denne muligheten.

Med andre ord skulle vi ha flyttet epost inn i outlook før vi hadde fått tilgang til outllook. Vanskelig.

Så ble det en halv dag med dns-konfigurasjon (noe jeg ikke har greie på) før jeg fikk logget på, og så at overføringen feilet like forbannet. Så ble det er vanskelig valg mellom å fortsette IMAP-forsøkene, eller gå tilbake til backup-filene. En ring-en-venn senere ga jeg opp IMAP.

Neste forsøk var å logge på arbeidsgivers outlook (ikke online), og importere imap der. No luck. Aredsgiver har sperret for andre domener enn sitt eget. Så er jeg så heldig at jeg har en privat utviklerkonto for microsoft office - hvor jeg har tillatt meg selv alle domener. Det er viktig å være generøs med seg selv. IMAP derimot var like lite samarbeidsvillig som i online-versjonen.

Men nå var jeg jo likevel i en fullverdig outlook-klient med støtte for nye og gamle teknologier og protokoller. Da kan jeg logge på idretten og laste inn backup-filene mine! Atter nei. Microsoft har antagelig sett seg lei av dette, og sperret outlook fra å logge på outlook-online kontoer. Jeg har nemlig fått det før - for bare 5-6 år siden.

Så siste forsøk - logge på en eksiterende test-bruker, og legge til idretten som sekundær mailboks. Endelig en Suksess!

Men når jeg begynte å importere backupene ble gleden kortvarig. Når alle filene var importert fant jeg nesten bare tomme mapper, og når jeg fant loggene så jeg at omkring 80% av filene/meldingene hadde feilet i overføringen.

Jeg forsøkte å lage en ny backup av den ene mappa, men den importen feilet på nøyaktig de samme filene. Etter noen desperate forsøk med å skru på innstillinger for import uten resultat ga jeg opp.

Enden på e-post migrringen var at jeg tak backup av DNS med idrettens office. Skrudde DNS tilbake til opprinelig og sendte de 200 viktigste epostene til min private adresse før jeg endret DNS tilbake og videresendte dem tilbake til klubbmailen. Så laget jeg et filter i min private som svarte mail fra klubben og ba dem dobbelsjekke at de hadde sendt til rett avsender - bare i tilfelle noen kanskje trodde jeg ville klare denne flytteprosessen.  

Etter å ha gjenopprettet DNS og testet idrettens office er vi good! I alkle fall litt. Styret aksepterte heldigvis at vi egentlig ikke har tilgang til mesteparrten av den gamle eposten vår. Flaut!

På den annen side - nå har vi teams, sharepoint, dokumentbiblioteker. Masse bra verktøy! Jeg setter opp kanaler og filstrukturer, lager forms for påmelding til skøyteskole og begynner på analyse av nærvær i excel. 

Så en dag er det trøbbel med påloggingsserveren til NIF. Jeg gir dem dagen til å fikse det, men sender mail neste dag. Svaret kommer dagen etter og jeg ringer dem. Da får jeg vita at brukeren min er slettet! Men de skal gjenopprette den greit nok.

Når jeg så logger inn igjen er alt arbeidet mitt vekk. Kommentarene i teams er nå gjort av Unknown User, og jeg er ikke eier av mine egne filer. Jeg kan se det alle kan se, men de private kanalene har jeg ikke tilgang til. Jeg fikk til slutt tilbake alt sammen. Kommentarene er fremdeles gjort av unknown user, men det er meg som eier kanaler og biblioteker igjen. Desverre var det ikke bare å be om å få tilbake "alt jeg mistet". Jeg måtte navngi hver kanal og hvert bibliotek nesten ordrett. Og det var første etter 4-5 support henvendelser at jeg fikk snakke med den som behandlet saken - før det var alt "jeg skal gi beskjed. Det blir løst i løpet av to dager."
Jævlig!

Den eneste mulige forklaringen jeg har er at en endring gikk gjennom i Brønnøysund/Enhetsregisteret. Endringen gjaldt bare kontaktperson, men det var antagelig nok.

TL/DR; Havarikommisjonens rapport

Idrettens office har sharepoint, men inkluderer et enkel organisasjon som består av et team og én innboks. Brukerne får egne postbokser og kan opprette flere team og objekter, men alt som er brukereiet slettes automatisk når eieren slettes. Derfor kan ikke sharepoint benyttes til noe annet enn midlertidige greier - og er derfor farlig i hendene på de fleste brukere. 

Vi opplevet også at en bruker ble slettet spontant etter en oppdatering av kontaktperson i enhetsregistreret. Kanskje jeg slettet og la til meg selv igjen mens jeg fylte ut endringa til brreg, men jeg har aldri levert brreg uten meg selv som leder. Det ville heller ikke blitt godkjent av registreret uten en protokoll fra ekstraordinær. Så det min konklusjon er at det ikke fungerer etter hensikten.

• Det finnes noe bedre.

Google Workspace - enda en overgang

For Moss Kunstløp er svaret nå å snu seg mot Google. Den største utfordreren til microsoft office har enklere produkter men uten kunstig konstruerte fallgruver. Nesten.

Som ideell organisasjon kvalifiserte vi for Google Workspace for Non-profit organisations.

Dette produktet er gratis for inntil 150 brukere, og inkluderer alle brukerapplikasjonene fra Google. På administrasjonssiden er det mer enn rilstrekkelig, men de mest avanserte verktøyene er tatt vekk. De verktøyene vi sitter igjen med er likevel mer fleksible og kompliserte enn office og sharepoint. Jeg vil beskrive det som overkommelig for en erfaren IT-bruker, eller en fersking med litt tid til å lese dokumentasjonen. I alle fall om det er tillitt fra organisasjonen til å snuble litt.

I tillegg til veldig god dokumentasjon på mange språk er gemini inkludert. Gemini er googles LLM (tilsvarende chat GPT) som kan hjelpe til å forklare innstillinger og veilede i admin like godt som bruk av appene. 

De viktige erfaringene

Gratis Google Workspace for 150 brukere forutsetter at du har et domene og litt tid.

Litt endrings-mett organisasjon nå , men vi kliner til med enda en enkel plan:

Vi oppretter abonnementet, flytter inn eposten, flytter inn filene og tar det i bruk. Easy-peasy?

Prosessen er gjort slik at du først må ha en Google konto med et domene for å søke, deretter godkjennes du i to instanser.

Gå til workspace.google.com og opprett en gratis prøve-periode.

Gå deretter til https://www.google.com/nonprofits/ for å søke om non-profit lisens.

Den første instansen er goodstack.org som vil ha dokumentasjon på at organisasjonen er not for profit, og at du er tilknyttet organisasjonen. minutter etter søknaden vil du måtte bekrefte en epost om at du ønsker å søke. 1-2 dager senere må du sende inn dokumentasjon, og 1-2 dager deretter får du svar.

Her er første fallgruve; Logg ut av alle google-kontoer foruten workspace-kontoen når du leverer søknaden. Alle kontoer i alle browsere. De siste to forsøkene som feilet sendte jeg fra anonym session med tor browser, men goodstack svarte likevel at jeg hadde søkt fra en annen konto, så ikke vet jeg hvordan de kom frem til det.
Sjette forsøk logget jeg ut av alt, og da ble vi godkjent med samme dokumentasjon som de siste 5 søknadene. 

I løpet av disse to dagene skal du opprette et enkelt nettsted i workspace, og sette opp DNS slik at domenet ditt peker til dette nettstedet.

Den andre instansen er Google  for non-profit selv som skal godkjenne at domenet er tilknyttet organisasjonen. Kravene deres var maskinoversatt og kommuniserte nok ikke helt tydelig hva de trenbgte, men etter mye om og men ble vi godkjent her også.

Det de faktisk ba om var at domenet det søkes for skal være knyttet til organisasjonen. Når vi allerede hadde sagt opp webhotellet måtte vi benytte workspace selv, og det fungerte fint. Det var på ingen måte en ferdig eller god nettside på mosskunstlop.no da vi ble godkjent.

Fallgruvene her var som nevnt - du kommer ikke i mål uten en webside, og like viktig at nettstedet må være rot-domenet. www.mosskusntlop.no er ikke nok. Det må være mosskunstop.no som peker til den aktuelle nettsiden.

... så vi brukte 11 søknader på de 2 instansene, og rakk det nesten i løpet av den gratis prøveperioden. Jeg håper det at vi deler våre erfaringer kan hjelpe andre å komme gjennom nåløyet litt enklere.

Resultatet

I dag har vi så vidt begynht å få ting til å fungere. Det er støtte for fantastisk gode løsninger, men det er krevende å utvikle. Samtidig er det rom for å dele løsninger, så jeg håper det er flere i NIF som vil følge vårt eksempel, og som vil være med å lage felles løsninger for alt fra styre-onboarding og treningskalender, til  dugnadsplanlegging og sponsorjakt.

Ta gjerne kontakt med jonas@mosskunstlop.no hvis dere vurderer det.